BAB 15

BAB 15
EKSHIBISI DAN KONFERENSI

JENIS-JENIS DAN KEGUNAAN PR EKSHIBISI
1. Kegunaan PR Ekshibisi
Pada umumnya, ekshibisi perdagangan atau pameran-pameran yang terbuka untuk umum merupakan suatu media iklan, karena tujuan penyelenggaraan ekshibisi atau pameran tersebut adalah untuk memperkenalkan suatu produk kepada masyarakat agar mereka tertarik, kemudian membelinya. Berikut ini diuraikan babaerapa hal penting mengenai kegunaan atau manfaat kegiatan PR bagi keberhasilan penyelenggaraan acara ekshibisi.
a) Para promoter ekshibisi menggunakan acara pameran itu sendiri sebagai PR dalam rangka memberitahukan pesan-pesannya kepada setiap calon peserta pameran dan pengunjung, juga untuk mendukung tercapainya tujuan-tujuan dari setiap peserta atau partisipan acara pameran dan sebuah pusat penerangan adalah penting untuk melayani segenap peserta pameran (ekshibitor) dan juga para pengunjung, terutama sekali kalangan media massa.
b) Ekshibitor atau penyelenggara pameran dapat memperbesar nilai acara yang diadakannya dengan memanfaatkan jasa sebuah pusat penerangan. Publisitas yang mulai disebarkan sebelum acara itu dibuka, dan selama serta sesudah acara tersebut berlangsung, dapat meningkatkan daya tariknya sehingga akan jauh lebih mudah memikat perhatian pengunjung. Publikasi tersebut akan menyebarluaskan pesan-pesan dari pihak penyelenggara kepada ribuan orang di dalam dan di luar negeri, termasuk mereka yang tidak menghadiri acara itu.
c) Sejumlah gerai (stand) dapat dipergunakan secara khusus untuk mengejar tujuan-tujuan PR. Pembukaan gerai PR merupakan kesempatan yang baik untuk menciptakan pemahaman dan pengetahuan, jadi bukan semata-mata mengiklankan dan menjual sesuatu.


2. Jenis-jenis Ekshibisi
Pada dasarnya, jenis-jenis ekshibisi dapat di kalsifikasikan sebagi berikut:
a) Pameran umum (public exhibitions), seperti pameran rumah ideal (Ideal Home Exhibition).
b) Pameran dagang (trade exhibitions), yakni suatu acar pameran yang khusus diperuntukkan bagi kalangan atau pihak-pihak tertentu, seperti para pemegang karcis pameran dan masyarakat bisnis yang bonafit.
c) Pameran diluar ruangan (outdoor exhibitions) seperti Royal Agriculture Show di Inggris.
d) Pameran terbatas (private exhibitions) yang diadakan di dalam ruangan, dan hanya untuk para tamu undangan.
e) Pameran dagang luar negeri (overseas trade fairs) yang khusus dielenggarakan dalam rangka mempromosikan produk-produk buatan suatu Negara untuk menarik minat para pembeli atau importer.
f) Pameran patungan (joint ventures) yakni pembukaan suatu gerai yang melibatkan beberapa peserta atau perusahaan.
g) Pameran keliling (mobile show) yakni suatu ekshibisi yang biasa diselenggarakan secara berpindah-pindah.
h) Pameran jinjing (portable exhibitions) yakni suatu pameran yang perangkat-perangkatnya begitu ringkas, sehingga mudah dibawa kemana-mana.
i) Pameran kecil (small exhibitions) yang biasanya hanya diadakan di sebuah pojok atau sudut toko, beranda hotel dan sebagainya.
j) Acara Pekan Belanja atau Pekan Promosi (shopping weeks) yang sering di sponsori oleh pihak pemerintah, asosiasi perdagangan atau lembaga lainnya. Acara tersebut seringkali diselenggarakan di toko-toko besar terkemuka di berbagai Negara.
k) Ajang pameran khusus (special ekshibits), yakni pengadaan acara tambahan khusus untuk menyemarakan atau meningkatkan kualitas dan daya tarik lokasi kunjungan.




HAKIKAT EKSHIBISI
3. Karakteristik-krakteristik Khusus
Adapun karakteristik-krakteristiknya adalah sebagai berikut:
a) Khalayak yang hendak diraih adalah mereka yang belum memiliki pengetahuan mengenai suatu hal atau produk yang hendak ditawarkan. Oleh sebab itu, diadakannya juga atraksi hiburan yang menarik agar mereka bersedia dating.
b) Terdapat kontak tatap muka. Karena ekshibitor maupun produknya langsung berhadapan dengan khalayak, maka kemungkinan ditanya dan di kritik selalu terbuka.
c) Unsure hiburan merupakan factor yang inheren atau yang tidak bisa dilepaskan. Oleh karena itu, ekshibitor harus senantiasa berusaha kerasa agar acara pameran yang diselenggarakannya itu jauh dari kesan menbosankan.

4. Konferensi dan Ekhsibisi
Kadang-kadang penyelenggaraan seminar atau konferensi sengaja disertai dengan pameran. Pameran ini memberi manfaat ganda kepada para peserta seminar. Yang pertama, sebagai sarana untuk menarik pengunjung agar menghadiri acara seminar atau konferensi tersebut, dan yang kedua pameran itu sendiri menjadi selingan atau sumber hiburan dan pelayanan bagi para peserta konferensi.
Saat-saat berlangsungnya suatu konferensi yang disertai dengan pameran merupakan kesempatan berharga bagi setiap praktisi PR untuk menyampaikan pesan-pesan atas nama perusahaan induk atau perusahaan kliennya. Akan jauh lebih baik lagi apabila si praktisi PR juga mampu untuk menyelenggarakan sendiri acara gabungan semacam itu dengan sponsor dari para promoter, lalu mempublikasikan pesan-pesannya tadi melalui media pers.

PERENCANAAN PENYELENGGARAAN PR EKSHIBISI
5. Rencana PR untuk Ekshibitor
a) Hubungi pejabat atau petugas pers pameran segera setelah pemesanan tempat atau gerai dilakukan. Lantas, ajukan serangkaian pertanyaan di bawah ini kepada petugas pers tersebut.
i. Apa saja yang dibutuhkan untk menunjang kegiatan PR selama brlangsungnya pameran itu? Apa informasi penting mengenai ekshibitor yang harus diketahui? Bagaimana dengan gambar dan foto-foto?
ii. Kapan dan berapa hari waktu yang dusediakan untuk kalangan pers?
iii. Siapa tokoh yang akan membuka pameran itu secara resmi? Apakah ia menaruh minat pada suatu produk tertentu yang dihsilkan oleh ekshibitor? Jika ya, lakukanlah suatu penyelidikan mendalam langsung ke orang yang bersangkutan.
iv. Apa saja fasilitas pers yang nantinya disediakan? Biasanya sejak awal sudah diketahu berapa jumlah siaran berita dan foto-foto yang akan diterima, dipajang, dan dibagikan kepada pers.

b) Bagi perusahaan eksportir, diselenggarakannya suatu pameran yang dilengkapi dengan pusat penerangan (Central Office Of Information) akan memperbanyak kesempatan menyebarluaskan informasi mengenai ekshibisi ke luar negeri.
c) Informasi mengenai berbagai benda yang dipamerkan dapat dikirim ke berbagai jurnal dan harian umum yang akan meliput peristiwa pameran.
d) Penyerahan materi catalog pameran kepada pihak panitia penyelenggara harus dilakukan tepat pada tanggal yang telah ditetapkan.
e) Jika suatu organisasi menghendaki resepsi pers khusus di gerai pamerannya (atau di tempat lain), maka segala urusan pendukungnya, mulai dari penyebaran undangan sampai sewa jasa catering, harus diselesaikan jauh-jauh hari sebelumnya.
f) Jika tidak ada resepsi pers secara khusus, maka anda bisa menyebarkan undangan ke berbagai media massa agar mereka mengunjungi dan meliput gerai pameran anda.
g) Dalam kesempatan tertentu, para pengecer, agen, dan distributor perlu diundang untuk mengunjungi stand.
h) Referensi atas keikutsertaan organisasi atau perusahaan dalam suatu acara pameran perlu dimuat di dalam jurnal internal.
i) Hubungi pula media-media setempat agar mereka memuat partisipasi organisasi anda itu.


6. Bagian dari Keseluruhan Rencana PR
Kesempatan PR yang disajikan oleh suatu ekshibisi bisa saja berlainan dari yang disediakan oleh pameran-pameran yang lain. Konsekuensi penting dari variasi kesempatan PR itu adalah bahwa masing-masing ekshibisi harus dihadapi dengan program PR yang berbeda demi mencapai jangkauan liputan dan hasil-hasil yang maksimum.

7. Konferensi
Konferensi memiliki kaitan erat dengan acara pameran, demikian pula sebaliknya. Namun pada kenyataannya, masih banyak konferensi dalam rangka mencapai suatu tujuan PR diselenggarakan secara terpisah dari acara pameran.
Penyelenggaraan suatu konferensi PR mirip dengan penyelenggaraan resepsi pers. Bedanya, waktu penyelenggaraan konferensi PR lebih lama (paling tidak satu hari penuh), melibatkan lebih banyak peserta atau tamu, programnya lebih ekstensif (melibatkan sejumlah pembicara dan harus didukung dengan peralatan audio-visual yang baik), dan tentu saja memerlukan lebih banyak biaya.