BAB 11

BAB 11
PENYUSUNAN ANGGARAN

Pendahuluan
1. Alasan - alasan Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran atau penganggran ( budgeting ) sangat dianjurkan dengan alasan sebgai berikut :

(a) Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai suatu program atau kampanye PR.
(b) Atau untuk mengetahui program - program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.
(c) Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti, maka anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi.Daftar ini dapat diatur susunannya sehingga menyerupai sebuah jadwal kerja yang rapi (lihat Bab 5).
(d) Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan atau pengeluaran yang berlebihan, sehingga segala sesuatu yang berkaitan dengan pengeluaran atau pembiayaan akan berjalan tepat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
(e) Setelah suatu kampanye atau program PR diselesaikan, maka hasil - hasilnya dapat dibandingkan dengan anggaran tadi guna mengetahui apakah dana yang disediakan sudah memadai, atau sebaliknya,apakan program yang yang telah dilakukan itu cukup efisien dari segi biaya.Atas dasar perbandingan tersebut, juga dapat diketahui apakah alokasi dana untuk setiap kegiatan telah tepat.

ANGGARAN DEPARTEMEN PR DAN BIRO KONSULTASI PR

2. Perbedaan antara Anggaran Departemen PR dan
Anggota konsultan PR

Satu - satunya perbedaan yang substansial antara anggaran dari suatu departemen PR dan anggaran konsultan PR adalah adanya komponen laba di dalam anggaran milik konsultan PR.

3. Empat Elemen Anggaran PR

Pada umumnya, suatu anggaran PR memiliki pos - pos pengeluaran atau elemen - elemen pokok sebagai berikut :

(a) Tenaga Kerja.Pos anggaran ini tidak hanya meliputi gaji bagi para praktisi PR, tetapi juga imbalan bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari sekretasris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas - petugas lain yang bekerja di suatu departemen PR atau konsultan PR.Mengingat PR adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos terbesar dalam suatu anggaran PR.

(b) Biaya Kantor.Pos ini terdiri dari biaya - biaya baku atau tetap seperti biaya gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan, dan lain - lain sebagainya.Selain itu, pengeluaran variabel (tidak baku) yang juga termasuk ke dalam pos ini, misalnya biaya telepon dan ongkos - ongkos khusus bagi pencarian klien.

(c) Materi atau peralatan.Pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran untuk pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat - alat tulis, perabot kantor, perangko, pencetakan, gerai atau stand ekshibisi, alat - lat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset - kaset video dan tape perekam, dan sebagainya.

(d) Biaya lain - lain.Pos ini disediakan untuk membiayai berbagai macam keperluan yang sifatnya insidental seperti ongkos perjalanan, sewa ruangan hotel, ongkos jamuan, dan sebagainya.Juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam pengeluaran khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelenggaraan suatu acara PR.Contohnya adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat atau layar tayang, kendaraan, kursi - kursi dan meja berikut payung hias plus bunga - bunga ornamen, dan sebagainya.

4. Perhitungan Beban Biaya

Ketika konsultan menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari, biasanya ia menggabung pos pengeluaran umum untuk upah dan gaji dengan biaya operasi dan laba, namun estimasi material dan beban lain - lain dipisahkan karena pos - pos ini dibebankan tanpa keuntungan (sesuai biaya aktual, kecuali telah disetujui bahwa konsultan PR boleh mengambil suatu keuntungan atau pos - pos tersebut.Tidak seperti biro iklan, konsultan PR tidak bisa mengutip imbalan berupa persentase dari nilai kontrak.Sumber penghasilannya semata - mata hanya waktu dan keahlian mereka.Andalan utama mereka adalah jumlah jam kerja.Oleh sebab itu tidak mengherankan jika ada konsultan yang tidak meminta imbalan per hari, tetapi per jam.Biaya per jam untuk setiap prakitsi, meskipun mereka bernaung di bawah lembaga konsultan yang sama, bisa jadi bervariasi karena tingkat keahlian mereka yang berbeda - beda.



Analisis
(a) Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dan klien.Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.

(b) 12 X x jam x RP X adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing - masing berlangsung selama X jam, dimana biaya per jamnya adalah RP X.Jika setipa pertemuan berlangsung selama tiga jam,sedangkan biaya perjamnya adalah Rp100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai : 12 x 3 jam x Rp100.000 = Rp 3.600.000.Selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasan - batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut.Namun demikian, Rp 100.000 tidak bisa dianggap sebagai tarif standar untuk industri PR, karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar atau lebih.

c) Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan siaran berita (news release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, penulisan, dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada koran - koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.

(d) Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja.Apabila tarifnya Rp100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp50.000.000.Tarif konsultan PR di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di negara - negara Eropa lainnya.Namun, tarif di negara - negara berkembang pada umumnya, misalnya di negara - negara Afrika dan Asia, masih relatif murah.Di luar tarif ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan pengeluaran ekstra lainnya.Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus di tanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah atrif konsultan.Tapi tentu saja angkanya bervariasi antara satu tempat dengan tempat lain.Banyak faktor yang turut mempengaruhinya, misalnya tarif hotel atau ongkos katering (untuk keperluan peresmian gedung markas besar yang baru atau acara pertemuan).Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka semakin banyak pula biaya yang diperlukan.Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar adalah untuk jam kerja konsultan.

(e) Dana cadangan (contigency fund) adalah sejumlah uang yang disediakan untk berjaga - jaga, seandainya pengeluaran aktual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraan semula.Ini sering terjadi karena banyak faktor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya kenaikan harga bahan singkatnya, dana cadangan diperuntukkan menutup aneka pengeluaran ekstra yang sah.Kalau memang tidak diperlukan, tentu saja dana ini tidak harus dipakai.

(f) Berdasarkan taksiran angka - angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui, memperbesar atau menurunkan anggaran.Kedua belah pihak (konsultan PR dan klien) mengetahui permasalahanny, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya dijalankan, dan konsultan bertanggung jawab untuk mampu melakukan fungsi PR dengan kondisi seperti ini.

5. Alokasi

Anggaran tersebut dapat diperinci lebih jauh menjadi sub - sub anggaran yang lebih kecil atau yang lazim disebut sebagai alokasi.Yang akan muncul dalam anggaran induk hanyalah jumlah dari setiap alokasi.Bidang - bidang kegiatan pengorganisasian peresmian gedung markas besar yang baru, pembuatan laporan dan pemukuan tahunan, dan juga penerbitan jurnal internal, masing - masing jelas memerlukan sub anggaran tersendiri.

Total biaya penyelenggaraan acara peresmian gedung baru dapat ditentukan berdasarkan biaya pencarian dan sewa lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan penginapan, kalau memang perlu) untuk setiap tamu yang hadir, biaya transportasi, biaya katering, sewa peralatan elektronik, dan biaya - biaya personel mulai dari bartender, pramusaji, petugas satpam, dan sebagainya.Sub anggaran ini memungkinkan perusahaan yang bersangkutan mengetahui berapa banyak tamu yang dapat diundangnya.Atau sebaliknya, jika perusahaan menghendaki tamu sebanyak sekian, maka konsultan PR harus menentukan secara pasti berapa jumlah uang yang harus disediakannya.

6. Biaya penyusunan laporan

Biaya - biaya penyusunan laporan tahunan meliputi biaya penulisan, pembuatan desain laporan, biaya percetakan serta ongkos distribusinya.Jumlah - jumlah yang tercantum di dalam sub anggaran juga ditentukan oleh berapa banyak halaman laporan itu, jumlah cetakan, ukuran dan kualitas kertas maupun cetakannya, berapa jumlah eksemplar yang bisa dibuat, serta sejauh mana laporan itu dapat didistribusikan.Dalam sub anggaran tersebut juga tercantum biaya - biaya yang perlu disediakan untuk membeli amplop, ongkos jasa pengantaran, keperluan pengarsipan, membeli perangko dan seterusnya.
Sedangkan sub anggaran jurnal internal juga akan memperinci berbagai macam pengeluaran yang kurang lebih sama dengan yang tercantum dalam sub anggaran pembuatan laporan tahunan.Hanya saja pada sub anggaran jurnal internal akan tercantum biaya fotografi dan fungsi seni.

1. Kalkulasi Anggaran untuk Departemen PR

Sekarang mari kita simak anggaran hipotesis untuk sebuah unit atau departemen PR yang menjadi bagian dari suatu perusahaan atau organisasi.Di sini kita tidak akan menghadapi tarif perjam atau harian yang harus menutup gaji bulanan, overhead, dan menghasilkan laba.Banyak yang salah duga bahwa anggaran untuk departemen PR hanya terdiri dari biaya gaji para stafnya.Selain gaji, masih banyak pos pengeluaran lainnya yang harus diperhitungkan dan disediakan dananya.Bahkan depresiasi peralatan dan mebel juga harus diperhitungkan, demikian pula halnya dengan sewa gedung, biaya - biaya listrik, AC, alat pemanas ruangan, jasa kebersihan, telepon, teleks dan lain sebagainya.
Sepintas lalu, anggaran untuk departemen PR nampak lebih kecil daripada anggaran untuk konsultan karena kita hanya membandingkan gaji staf PR dengan honor konsultan tetapi melupakan kalau departemen PR juga memerlukan peralatan, akomodasi, dan pelayanan dan pelayanan dari perushaan untuk staf.Setiap operasi yang dijalankan oleh perusahaan selalu menelan biaya.Hal ini akan nampak lebih jelas jika perusahaan tersebut merekrut konsultan dari luar.Dengan demikian, akan dapat dipastikan bahwa pembentukan suatu unit atau departemen PR internal di sebuah perusahaan atau organisasi akan lebih mahal dibandingkan dengan perekrutan konsultan eksternal.Berdasarkan pengalaman saya selama mengajar, para mahasiswa seringkali keliru; mereka merasa yakin bahwa perekrutan konsultan PR eksternal itulah yang akan menelan biaya lebih banyak.
Berikut ini disajikan sebuah anggaran hipotesis dari sebuah perusahaan besar.Tentu saja, jumlah pos pada anggaran perusahaan kecil takkan sebanyak ini.Untuk menyederhanakan pembahasan, anggaran - anggaran tambahan sengaja disisihkan, dan pada masing - masing pos hanya angka - angka totalnya saja yang disajikan.

Analisis
Seperti Anda saksikan, meskipun daftarnya panjang, banyak diantaranya (antara lain pos resepsi pers, pembuatan jurnal internal, video serta kunjungan dari pihak luar) yang sebenarnya merupakan total dari anggaran tambahan.Dalam anggaran yang sesungguhnya, daftarnya pasti akan lebih rinci sehingga lebih panjang.Dalam mempresentasikan suatu anggaran dan proposal untuk satu tahun perlu melampirkan kalkulasi tertentu yang memunculkan anggaran tambahan.Perhatikan bahwa pos 'penyuntingan' atau 'penulisan' mengacu pada berbagai macam biaya yang tifak termasuk kategori biaya atau imbalan bagi jam kerja karena imbalan itu sudah termasuk di dalam pos pengeluaran gaji, kecuali seandainya perusahaan yang bersangkutan juga memperkerjakan pihak luar (konsultan).Anggaran tersebut juga secara jelas menunjukkan betapa kompleksnya kegiatan - kegiatan PR yang harus dilaksanakan oleh departemen PR internal.Biasanya, tugas departemen PR internal bagi perusahaan atau organisasi induk memang lebih komprehensif dan lebih luas daripada fungsi - fungsi yang ditangani oleh konsultan PR eksternal untuk kliennya.

8. Kegunaan Anggaran bagi Pihak Manajemen

Berdasarkan rencana - rencana pengeluaran yang termuat dalam suatu anggaran, pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara perencanaan kerja manajer PR-nya dengan rencana - rencana perusahaan secara keseluruhan, serta seberapa banyak biaya yang perlu disediakan dengan mempertimbangkan nilai - nilai produktifnya.Lebih dari itu, pihak manajemen juga mendapat landasan yang kuat untuk mengubah, menambah, atau menguranginya sebelum rencana - rencana yang termaksud di dalam tadi dilaksanakan.Dengan anggaran itu pihak manajemen juga dapat mengetahui apa saja yang bisa dikerjakan dan tidak bisa dikerjakan sesuai dengan personel dan sumber daya yang dimiliki.Aspek jam kerja merupakan unsur perhitungan yang sangat penting, baik dalam anggaran konsultan PR eksternal maupun unit PR internal.Perhitungan gaji dalam anggaran departemen PR internal harus realistis agar jam kerja yang disediakan benar -benar cukup untuk melangsungkan berbagai tugas yang telah direncanakan.
Oleh karena itu, hendaknya rencana pembuatan majalah khusus tidak usah direkomendasikan kecuali ada orang yang memiliki waktu sekaligus kemampuan untuk melakukan editing.Tetapi, kalau majalah khusus itu benar - benar perlu diterbitkan, sebaiknya perusahaan merekrut konsultan yang memang ahli di bidang itu (termasuk memiliki studio dan komputer desk-top untuk keperluan penerbitan) secara temporer.

9. Prioritas dan Batasan pada Anggaran

Logika yang diuraikan di atas agaknya bertentangan dengan sikap khas pimpinan perusahaan yang seringkali menuntut hasil maksimal tanpa memberi perhatian kepada beban kerja manajer PR-nya yang terkadang berlebihan.Kalau sikap seperti ini tidak disadari dan dihindari, maka beban kerja akan melebihi daya dukung riil, akibatnya, hanya sebagian kecil tugas saja yang akan terselesaikan dengan baik.Penyusunan anggaran juga dimaksudkan untuk menghindari hal buruk seperti itu.Dengan anggaran yang rapi, akan diketahui tugas - tugas mana yang harus diutamakan dan tugas - tugas yang dapat ditunda atau bahkan ditiadakan sama sekali.Dengan demikian, anggaran dapat menetapkan prioritas dan sekaligus menetapkan batasan terhadap kegiatan - kegiatan yang tidak atau kurang efisien.Itulah sebabnya, anggaran mutlak diperlukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi biaya.Dengan anggaran, kita juga bisa mengukur baik tidaknya hasil yang diperoleh.Sekali lagi kita memperoleh bukti betapa model Perencanaan Enam Langkah (lihat Bab 5) mampu memunculkan batasan - batasan sehingga memungkinkan terlihat dan terlaksanakannya berbagai program yang efektif dari segi biaya.

PERTANYAAN
BAB 11

1. Mengapa kita harus menyusun anggaran untuk sebuah program PR? Jawaban di hal.
2. Apa saja perbedaaan antara anggaran untuk departemen PR internal dengan anggaran bagi konsultasi PR eksternal? Jawaban di hal.170
3. Apa pos pengeluaran terbesar dalam sebuah anggaran PR? Jawaban di hal.170
4. Apa perbedaan antara pos ‘materi’ dank as kecil? Jawaban di hal.170
5. Apa yang dimaksud dengan ‘overhead’? Jawaban di hal.175
6. Apa empat elemen daru sebuah anggaran? Jawaban di hal.170
7. Apakah ‘pertemuan kemajuan’ (progress meeting) itu? Jawaban di hal.176
8. Apa yang dimaksud dengan biaya konsultasi per jam? Jawaban di hal.170
9. Apakah ‘dana cadangan’ (contingency fud) itu? Jawaban di hal.176
10. Apa tujuan penganggaran ? Jawaban di hal.177