BAB 10

BAB 10
MENCIPTAKAN MEDIA SENDIRI


PENDAHULUAN

Untuk menjangkau khalayak (publics) tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan PR, adakalanya penggunaan media massa melalui pers, radio atau televisi tidak lagi sesuai, apalagi jika khalayak tersebut hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Contoh dari khalayak seperti itu adalah para staf atau anggota organisasi sendiri yang mungkin hanya dapat dijangkau melalui jurnal internal. Dalam bab ini, kitakan membahas bagaimana caranya suatu organisasi dapat menciptakan dan memanfaatkan media sndiri, bukan hanya media-media umum yang biasa dipakai untuk menjangkau khalayak komersial. Wahana komunikasi internal itu sendiri memiliki berbagai bentuk, antara lain:
(a) Jurnal internal (house journals)
(b) Video
(c) Slide
(d) Kaset-kaser rekaman audio
(e) Kursus-kursus pendidikan tambahan
(f) Ucapan-ucapan lisan
(g) Seminar dan konferensi
(h) Eksibi khusus

JURNAL INTERNAL

1. Jurnal Internal

Pada sub-bagian ini kita akan membahas dua jenis jurnal (sering disebut sebagai organ internal atau surat kabar perusahaan). Yakni yang semata-mata bersifat internal (khusus untuk para staf dan pegawai) dan bersifat eksternal (yang juga diarahkan kepada pihak luar tertentu). Jurnal-jurnal ini hendaknya tidak dikacaukan dengan jurnal-jurnal yang dijual bebas, yang merupakan terbitan dari publikasi komersial.

Publikasi atau terbitan yang didistribusikan kepada para anggota ataupun khalayak pendukung dari suatu organisasi seperti institusi-institusi professional, universitas, komunitas profesi tertentu, serikat buruh, dan yayasan amal, lazim disebut sebagai jurnal internal semi-eksternal. Meskipun mereka bukan orang dalam, mereka lebihj dekat kepada organisasi daripada para pemakai jasa, konsumen, delaer, para pemegang saham, atau para pencipta pendapat umum yang sepenuhnya merupakan pihak-pihak eksternal ataupun pihak luar.








2. Jenis-jenis Jurnal Internal

Disini, istilah `jurnal` diartikan secara luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur. Adapun bentuk0bentuknya cukup bervariasi, antara lain sebagai berikut:
(a) Majalah. Jurnal internal dengan format majalh biasanya berukuran A4 (297 X 110 mm). Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure
(b) Koran. Meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho. Sedangkan di Inggris kebanyakan memakai proses web-offset-litho.
(c) Newsletter. Jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adlah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau dapat diproduksi pada mesin fotokopi kantor.
(d) Majalah dinding. Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasanya digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal. Majalah-majalah dinding ini seringkali terlihat di stasiun-stasiun bawah tanah di London yang biasanya memuat berita tentang jalur dan jasa pelayanan baru yang disediakan oleh perusahaan kereta api. Majalah-majalah serupa juga sering digunakan di berbagai stasiun kereta api di Inggris.

PERTIMBANGAN DALAM MERANCANG JURNAL INTERNAL

3. Cakupan Pembaca

Siapa sajakah yang akan membaca publikasi ini? Haruskah disediakan jurnal yang berlainan untuk masing-masing pembaca, misalnya untuk kalangan manajemen dan eksekutif mendapatkan jurnal khusus sedangkan para staf pabrik mendapatkan jurnal yang lain? Jangkauan pembaca harus dikenali dan dipahami sama seriusnya seperti yang dilakukan jurnal-jurnal komersial. Pertimbangan ini jelas akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal yang bersangkutan.
Adalah keliru jika kita mengharapkan bahwa sebuah jurnal internal bisa melayani berbagai maam pembaca atau segenap golongan pegawai. Para petugas di bidang penjualan tentu tidak akan tertarik membaca berbagai kegiatan yang dilakukan oleh para staf pabrik yang tidak pernah mereka temui, dan begitu juga sebaliknya.

4. Kuantitas

Berapa banyak ekselempar yang harus dicetak untuk setiap kali penerbitan? Besar-kecilnya kuantitas penerbitan juga akan mempengeruhi metode-metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya.

5. Frekuensi

Jurnal harus diterbitkan dan memiliki tanggal publikasi yang tetap. Seberapa sering jurnal itu harus diterbitkan? Apakah tiga bulanan, bulanan, dua mingguan, mingguan, ataukah harian? Jurnal yang terbit secara harian relatif amat jarang ditemui. Meskipun demikian, perusahaan Caltex Pacific Indonesia menerbitkan buletin secara harian selama lebih dari 30 tahun.

6. Kebijakan

Apa tujuan utama dari diterbitkannya jurnal itu? Biasanya isi jurnal itu bermaksud memberitahukan mengenai aspek-aspek tertentu dari organisasi, menyajikan suatu wahana komunikasi antara para pegawai atau anggota organisasi yang tersebar di beberapa tempat, membantu para dealer dalam rangka memahami dan menjual prosuk perusahaan, ataukah sebagai suatu forum di mana para pembaca dapat saling bertukar pandangan dan pengalaman? Jurnal internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program PR dan dijadikan suatu wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju dalam rangka mengejar tujuan.

7. Judul

Apa nama yang harus diberikan untuk jurnal internal tersebut, dan seperti apa bentuknya (desain judul)? Judul harus terlihat mencolok dan berbeda. Idenya bisa diambil dari koran umum seperti Ford News, atau sengaja dibuat sekhas mungkin seperti majalah yang diterbitkan oleh American Express, yakni Departures. Kita harus cermat dalam memilih judul agar kita tak tergoda untuk mengubah-ubahnya. Perubahan nama jurnal, apalagi yang telah familiar bagi pembacam akan memberikan dampak negatif.

8. Proses Percetakan

Apakah jurnal internal itu akan dicetak secara fotogravure atau lithografi, memakai mesin fotokopi biasa atau menggunakn web-offset? Tentukanlah pilihan Anda berdasarkan beberapa faktor penting seperti format jurnal, jumlah halaman, pemakaian warna, jumlah gambar atau foto, kualitas percetakan yang dibutuhkan, dan perlu tidaknya teknik tipografi digunakan. Dibeberapa negara biasanya hanya satu proses saja yang digunakan, misalnya offset-litho.

9. Gaya dan Format

Ukuran halaman, jumlah kolom per halaman, hitam-putih atau berwarna, bentuk huruf atau tipografi, jumlah ilustrasi, perimbangan antara berita dan tulisan fitur merupakan hal-hal yang harus diperhitungkan dalam penentuan format.
Idealnya, setiapjurnal internal harus mirip dengan jurnal komersial pada umunya agar menarik minat pembaca secara luas. Penampilannya harus dibuat semenarik jurnal lain yang biasa dibeli oleh pembaca. Di lain pihak, gaya dan penampilan ini juga harus dibatasi agar tidak terlalu mencolok. Jurnal yang terlalu mencolok justru akan dijauhi para pembaca. Sebagai contoh, Ford News nampak demikian sederhana, mirip dengan koran-koran yang sering dibeli oleh para pekerjanya, sehingga jurnal ini amat disukai.
Penataan halaman harus diusahakan serapi mungkin agar setiap materi yang disajikan nampak menarik, enak dibaca, dan mudah dipahami. Susunan kalimat yang tidak urut dan tidak merata, paragrap blok yang tidak pada tempatnya, jumlah sub-judul yang terlalu sedikit, dan penampilan yang memiliki warna terlalu pucat merupakan hal-hal yang harus dihindari.





10. Dijual atau Dibagikan Secara Cuma-cuma

Apakah jurnal internal itu harus dijual atau diberikan secara cuma-cuma? Ini sepenuhnya tergantung pada nilai yang diberikan oleh para pembaca trhadap jurnal itu sendiri. Jurnal-jurnal internal yang sudah terkenal dan popular serta memiliki sirkulasi yang besar, biasanya bisa dijual seperti halnya koran biasa.

11. Iklan

Apakah jurnal internal itu juga disertai dengan iklan, baik dari iklan penerbitnya sendiri maupun dari perusahaan-perusahaan lain? Kalau memang jurnal itu sudah mapan dan banyak dibaca oleh orang-orang penting, tentu menarik para pemasang iklan nasional untuk menawarkan produknya. Pada jurnal internal dari beberapa perusahaan, para pegawai dipersilakan memasang iklan kecil yang bersifat pribadi dan gratis. Ternyata, cara ini mampu meningkatkan minat baca terhadap jurnal yang bersangkutan. Kehadiran iklan juga dapt menghidupkan penampilan dari suatu jurnal internal.

12. Distribusi

Bagaimana caranya jurnal itu mencapai para pembacanya? Lewat pos, distribusi dari tangan ke tangan, disertakan pada pembayaran gaji, atau harus didistribusikan di tempat-tempat tertentu? Distribusi melalui pos ke rumah-rumah para pembaca seringkali merupakan pilihan yang terbaik, karena menjamin sampainya jurnal ke tangan para pembaca. Hanya saja, cara ini memerlukan biaya tersendiri untuk perangko dan amplop serta mengharuskan perusahaan meninjau alamat-alamat para pembaca secara teratur untuk memastikan bahwa alamat itu masih sesuai dengan kenyataan yang ada.

PENYUSUNAN ANGGARAN

13. Variabel-variabel Biaya

Dari uraian di atas, kiranya dapat diketahui bahwa terdapat begitu banyak faktor yang mempengaruhi biaya, dan faktor-faktor tersebut seringkali terdiri dari variabel dan unsur-unsur yang berlainan. Sebagai contoh, jurnal yang diterbitkan dalam frekuensi relatif jarang biasanya dapat diterbitkan dengan tiras yang lebih banyak, jumlah halaman lebih sedikit, harga kertas yang lebih murah, serta hanya dengan sedikit gambar dan warna.
Arti penting dari setiap faktor harus diperhitungkan. Namun, dari sekian banyak faktor, ada dua hal yang paling menentukan biaya keseluruhan. Kedua factor tersebut adalah:
(a) Jumlah sirkulasi. Jumlah sirkulasi itu sendiri ditentukan oleh jumlah pegawai, anggota organisasi, para pembeli, donor, atau dealer yang harus dijangkau. Tentu saja, semakin banyak jumlah sirkulasinya akan semakin besar biaya yang diperlukan.
(b) Ada tidaknya anggaran khusus. Pada umumnya, anggaran penerbitan jurnal internal disatukan dengan anggaran PR sehingga dengan sendirinya tidak ada anggaran khusus untuk penerbitan jurnal internal tersebut. Praktik seperti ini memang sudah dipahami karena kegiatan penerbitan jurnal internal pada hakekatnya merupakan bagian dari program-program PR.

14. Hal-hal lain yang Harus Diperhitungkan

Secara umum, ada beberapa hal khusus yang harus senantiasa diperhitungkan dalam menerbitkan suatu jurnal internal, antara lain adalah sebagai berikut:
(a) Seberapa seringkah jurnal yang terdiri dari sekian halaman dengan standar produksi tertentu dapat diterbitkan sesuai dengan jumlah dana yang tersedia.
(b) Sejauh mana relevansinya antara pencapain tujuan dan jenis khalayak yang hendak dituju akan mempengaruhi keputusan-keputusan untuk butir (a) diatas
(c) Perlu tidaknya digali sumber pendapatan dari jurnal, baik dari hasil penjualannya atau dari pemasangan iklan, dalam rangka menutup biaya-biaya
(d) Sejauh mana pula nilai jurnal tersebut menunjang upaya pencapaian tujuan-tujuan PR. Sebagai contoh, kalau memang jurnal internal tersebut dapat digunakan sebagai media utama dalam rangka menjangkau khalayak-khalayak yang penting, maka kegiatan penerbitan jurnal harus diprioritaskan. Bagi seorang eksportir yang sering menjalin hubungan bisnis dengan negara-negara berkembang, misalnya, memerlukan suatu jurnal teknis guna menjalin kedekatan hubungan antara perusahaannya dengan segenap mitra dagangnya di berbagai negara. Dalam situasi seperti ini, jelas jurnal teknis tersebut dapat menjadi unsure yang paling efektif sekaligus paling penting dari keseluruhan program Prnya
(e) Biaya jam kerja juga harus diperhitungkan. Dapatkah seorang manajer PR meluangkan waktu khusus yang sukup banyak untuk mengerjakan fungsi-fungsi editor? Ataukah, perlukah direkrut seorang editor tetap, bahkan dengan seorang asisten guna melaksanakan segenap fungsi tersebut? Apakah perancang khusus juga perlu dilibatkan? Ataukah keseluruhan tugas pembuatan jurnal tersebut diserahkan saja kepada seorang konsultan spesialis?
(f) Jika jurnal internal memerlukan gambar atau foto-foto, apakah gambar-gambar itu harus disuplai secara Cuma-Cuma oleh para pembaca atau pihak-pihak lain, ataukah harus dibeli dari para fotografer atau agen foto professional?

PRODUKSI

15. Masalah-masalah Perencanaan dan Pencarian Materi

Jika seorang editor hanya duduk saja menunggu datangnya bahan-bahan untuk jurnal intenalnya, maka ia dengan segera akan kehabisan bahan-bahan untuk dicetak. Di dalam bab 8 telah dijelaskan berbagai cara yang ditempuh para editor komersial untuk memperoleh bahan berita, fitur, dan foto-foto yang dibutuhkan. Dalam bab tersebut juga telah dijelaskan bagaimana cara seorang editor harus merencanakan bahan untuk terbitan jurnal yang berikutnya. Seorang editor memang harus merencanakan pengumpulan bahan-bahan atau materi yang hendak dipublikasikannya serta menjamin bahwa suplai materi tersebut berjalan dengan lancar. Oleh karena itu ia harus mengetahui apa yang akan terjadi atau apa yang akan menjadi topik hangat. Tentu saja, ia juga harus mengetahui bagaimana caranya memperoleh berbagai macam artikel, bahan-bahan berita, dan aneka gambar yang dibutuhkannya. Sebagai petunjuk praktis, simaklah petunjuk berikut ini.






(a) Setiap terbitan atau edisi pasti memiliki hal-hal yang bersifat standar seperti gambar dihalaman muka, berita dari setiap cabang perusahaan, pabrik, perusahaan daerah atau anak perusahaan, kolom-kolom tetap untuk berbagai topik yang menarik, surat-surat pembaca, kajian terhadap angka penjualan tertinggi, berikut penghargaan bagi mereka yang berprestasi, dan sebagainya. Untuk menjamin lebih terpeliharanya bahan baku, perlu kiranya kita menunjuk beberapa kontributor atau penyumbang tulisan tetap. Si editor harus rajin-rajin mengadakan wawancara atau menghubungi orang-orang yang pantas menyumbang tulisannya. Perlu diperhatikan bahwa semua kegiatan ini harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum suatu jurnal diterbitkan. Hanya dengan perencanaan yang benar-benar matang maka setiap ruang dan kolom jurnal akan dapat terisi dengan baik
(b) Dalam organisasi-organisasi besar, si editor dapat menunujuk koresponden lokal yang bertanggung jawab untuk memasok data atau berita baru mengenai seksi, wilayah, atau cabang perusahaannya dengan batas waktu tertentu
(c) Untuk menghadapi suatu peristiwa penting, si editor perlu mengutus para fotografer dan reporter untuk mengupas peristiwa tersebut secara lengkap. Apabila peristiwanya menarik, akan lebih baik jika salah satu foto ditampilkan pada halaman depan

Pendeknya, si editor harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan memberi instruksi kepada para kontributor secara cermat `tulislah sebuah artikel tentang apa saja` karena tidak memberi gambaran yang jelas mengenai apa yang sesugguhnya diinginkan atau dibutuhkan. Subjek harus ditentukan dan dibahas secara mendalam antara editor dan penulis. Ada baiknya pula seandainya ditentukan bebarapa kata yang harus ditulis, apa yang harus ditonjolkan dan kapan artikel itu harus diserahkan.
Tidak semua orang bisa menulis artikel, meskipun ia adalah seorang manajer senior. Untuk memperoleh pandangan, pendapat atau visi dari orang-orang penting namun tidak pandai menulis, maka editor harus kreatif mencari jalan lain. Misalnya dengan cara mewawancarai orang tersebut, lantas merangkaikannya menjadi suatu tulisan yang sistematis.

16. Merancang Jurnal

Pada subbab 14 butir (e) telah dijelaskan mengenai perancang luar. Tentu saja ia tidak dibutuhkan jika manajer PR atau salah satu stafnya mampu membuat rancangan atau desain yang baik. Pembuatan rancangan tidaklah semata-mata membuat tulisan atau gambar dan mengirimkannya ke persetakan, lalu mengaharap hasil yang terbaik. Untuk memperoleh hasil yang maksimal, kita harus membuat suatu lay out (tata letak) untuk tiap halaman jurnal. Penempatan kepala judul harus mendapat perhatian ekstra. Ukuran, bentuk, dan posisi foto-foto harus dirancang sedemikian rupa, termasuk penonjolan bagian-bagian gambar demi memperoleh efek yang maksimal. Untuk itu, teknik cropping perlu digunakan. Dengan teknik ini, kita bisa mempersempit suatu bidang gambar guna menonjolkan salah satu bagian diantaranya. Sebagi contoh, kualitas sebuah foto mungkin bisa diperbaiki dengan cara membuang bagian-bagian yang tidak perlu. Jika tidak, maka gambar itu bisa memancarkan pesan yang tidak semestinya. Foto juga bisa digunakan untuk menutup kolom-kolom yang kosong akibat terbatasnya tulsian. Pengaturan bentuk atau tipografi harus dibuat secermat mungkin agar artikel secara keseluruhan memancarkan daya tarik.


Penampilan suatu jurnal sangat penting sehingga harus diusahakan konsistensi gaya dari satu edisi, terbitan ke edisi berikutnya. Kalau Anda perhatikan secara seksama koran-koran dan majalah-majalah komersial, Anda akan lihat perbedaan dan ciri khas antara yang satu dengan yang lain. Gaya atau penampilan keseluruhan memang bisa berubah dalam waktu yang lama, tapi tidak dari hari ke hari. Surat kabar terkenal The Times, misalnya sekarang tidak lagi menempatkan iklan utama di halaman depan sepert yang sering dilakukannya pada waktu sebelumnys. Meskipun demikian, surat kabar tersebut masih tetap mempertahankan bentuk-bentuk lain yang merupakan ciri khasnya sehingga mudah dibedakan dari koran-koran yang lain. Bahkan hanya dengan melihat tata letaknya saja, tanpa melihat judulnya, orang bisa menebak bahwa koran itu adalah The Times.
Jika kita mempekerjakan desainer dari luar, kita harus memperhatikan bahwa ia benar-benar seorang spesialis dalam produksi jurnal internal. Beberapa desainer juga merangkap sebagai percetakan jurnal internal. Ia tidak hanya dituntut menguasai teknik-teknik percetakan, tapi juga harus memiliki rasa seni dalam soal warna dan bentuk-bentuk huruf (tipografi). Misalnya saja ia akan menempatkan huruf-huruf berwarna putih pada latar belakang yang berwarna kuning! Disamping itu, pilihlah desainer yang menguasai bidang PR, bukan hanya sekedar agen iklan yang hanya mampu membuat pesan-pesan iklan serba flamboyan. Ingat bahwa para perancang pada umumnya cenderung mementingkan bentuk dan warna, tetapi kurang memperhatikan susunan dan makna kalimat.
Dewasa ini, banyak jurnal internal yang dibuat dengan menggunakan metode-metode penerbitan desktop, misalnya melalui komputer Apple atau Macintosh. Alat yang canggih dan ringkas itu sudah mampu menyusun dan merancang halaman demi halaman sampai ke percetakannya. Di London, konsultan PR Dewe rogerson dari Corporate Publishing Division membuat sekitar 35 jurnal intenal beserta sejumlah publikasi elektronik.

JURNAL EKSTERNAL

17. Jurnal untuk Non-pegawai

Proporsi keberadaan jurnal eksternal meningkat secaara konstan. Di Amerika Serikat, media ini sudah menjadi alat utama PR sejak pertengahan abad kesembilan belas. Jurnal eksternal yang pertama diterbitkan oleh Singer Sewing company (perusahaan yang membuat mesin-mesin jahit pertama di dunia). Jurnal eksternal tersebut sengaja dibuat untuk para pemakai mesin jahit. Kemunculan jurnal eksternal itu sudah menjadi bagian dari sejarah PR. Jurnal eksternal ini tidak harus diartikan semata-mata sebagai suatu bentuk terbitan yang dibagikan oleh perusahaan ke pihak-pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan masalah-masalah domestik yang dihadapi oleh suatu organisasi. Padahal, terdapat banyak pilihan bacaan di dalam majalah-majalah prestisius. Jadi, sama halnya dengan majalah atau terbitan umum, jurnal eksternal harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjangkau khalayak yang dituju. Hal-hal yang harus selalu diperhatikan dalam pembuatan jurnal internal juga dapat diterapkan disini, terutama dalam penentuan dan pengenalan khalayak pembaca. Kalau produk dari suatu perusahaan dijual di ratusan tempat maka akan sangat mahal jika perusahaan harus membuat majalah khusus untuk para pembeli. Singkatnya, dengan mengenali khlayak, akan dapat diketahui perlu tidaknya jurnal eksternal itu dibuat, dan kalau memang perlu diciptakan, seperti apa bentuk idealnya.

18. Khalayak Pembaca Khusus

Dibandingkan dengan pihak intenal, pihak eksternal juga bermacam-macam. Oleh karena itu, suatu perusahaan perlu menetapkan lebih dahulu siapa khalayak pembaca dari jurnal eksternal yang hendak diterbitkannya. Pihak-pihak yang sering menjadi khalayak pembaca jurnal eksternal adalah sebagai berikut:
(a) Para distributor. Para distributor perlu mendapatkan jurnal eksternal untuk mendapatkan informasi mengenai kebijakan bagi para pemasok, mendidik distributor tentang cara menggunakan produk atau jasa perusahaan dan manfaatnya, membantu menjalankan operasi usahanya secara lebih efisien, serta memberi petunjuk bagaiman caranya mempromosikan penjualan.
(b) Para pengguna dan konsumen. Mereka juga perlu mendapat jurnal eksternal agar lebih mengetahui keunggulan dan tata cara pemakaian produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Untuk produk yang berupa komponen atau bahan baku, maka pihak-pihak yang merupakan penggunanya adalah para perakit, formulator, serta para perancang.
(c) Patron. Jurnal dapat diterbitkan sebagai suatu bentuk pelayanan kepada penumpang pesawat terbang, tamu hotel terkemuka, penumpang kereta api kelas satu, pengunjung teater yang bergengsi, dan sebagainya. Di Inggris, terdapat sejumlah perusahaan yang mengkhususkan diri pada pembuatan majalah yang khusus dibagikan di pesawat terbang ketika mengudara. Bagi Anda yang menaruh minat, nama-nama perusahaan tersebut terdaftar dalam Benn`s Media Directory.
(d) Para pemimpin atau pencipta pendapat umum. Mereka perlu mendapatkan jurnal eksternal agar mereka mengetahui organisasi dan sejarahnya, kebijakan, prestasi, karya riset, dan berbagai aspek lainnya dari suatu organisasi. Dengan cara demikian, diharapkan mereka akan memiliki pendapat yang baik dan benar mengenai organisasi tadi. Orang-orang yang tergolong pemimpin atau pencipta pendapat uumum antara lain adalah para polotisi, para pengusaha, para tokoh akademisi, para analis investasi, para orang tua, guru, dan berbagai tokoh lain yang relevan dengan kegiatan atau program PR.
(e) Calon konsumen. Contoh konsumen adalah anak-anak yang perlu dan mudah menerima pelajaran mengenai kesehatan mulut dan gigi, ketertiban dalam berkendara, pentingnya untuk menulis dengan baik serta sistematis, dan sebagainya. Pesan-pesan tersebut dapat disampaikan melalui komik atau majalah anak-anak. Di negara-negara berkembang, publikasi untuk anak-anak sangat dipentingkan demi menunjang kelancaran proses pendidikan mereka.
(f) Pelanggan tetap. Pengusaha toko selalu berusaha untuk menjalin komunikasi secara erat denga para pembeli. Pengusaha toko menyediakan jurnal-jurnal khusus yang memuat berbagai produk secara cuma-cuma atau bisa juga dijual. Praktik seperti ini sudah dilakukan sejak lama. Bermula dari jurnal-jurnal Wheatshef yang diterbitkan oleh Co-ops dan Foylibra yang diterbitkan oleh toko buku termashur, Foyles.








19. Jenis Jurnal Eksternal Lainnya

Secara umum, semua jurnal eksternal dapat digolongkan menjadi empat jenis seperti yang telah dijelaskan pada subbab 2. tapi sebenarnya, di luar itu masih ada jenis-jenis yang lain. Ada yang sengaja memuat iklan dri sesama jurnal eksternal yang lain. Contohnya adalah jurnal perdagangan yang sengaja menyediakan ruang-ruang dan kolom khusus untuk ajang promosi bagi berbagai buletin atau newsletter dari berbagai asosiasi dagang dan lembaga profesional.

UMPAN BALIK

20. Pengukuran Keberhasilan

Sejauh mana media dibaca, dinikmati dan menimbulkan pengaruh perlu diketahui untuk mempertahankan atau meningkatkan kualitasnya. Beberapa cara yang biasa ditempuh guna mengukur sejauh mana suatu media telah berhasil menyentuh para pembacanya adalah sebagai berikut:
(a) Survei pembaca. Pada survei ini, para pembaca diminta mengisi suatu kuesioner serta menyertakan pendapatnya mengenai suka atau tidaknya mereka terhadap suatu media. Lembar kuesioner itu bisa dicetak atau disisipkan di dalam jurnal yang bersangkutan disertai himbauan agar para pembaca mau mengisi dan mengembalikannya ke redaksi. Namun hasil yang bisa dipercaya akan diperoleh melalui penelitian secara mendalam terhadap sejumlah sample pembaca dengan mengirimkan kuesioner via pos, atau lebih baik lagi jika penelitian tersebut dilakukan secara langsung atau tatap muka. Kuesioner via pos kurang bisa diandalkan, karena seringkali yang mengembalikan hanyalah sedikit orang yang tertarik.
(b) Kompetisi. Jika suatu majalah sering mendapat saingan dari muka-muka baru yang ingin menampilkan sosok atau liputan sejenis, itu menunjukkan bahwa majalah tadi cukup menarik dan diminati para pembaca.
(c) Surat-surat pembaca. Dipublikasikan atau tidak, jumlah surat pembaca dapat menunjukkan sejauh mana mereka menaruh minat danperhatian atas suatu jurnal. Dalam surat tersebut mereka juga bisa mengemukakan apa yang menjadi pendapat, sikap maupun perasaan mereka terhadap media yang bersangkutan.
(d) Respons terhadap iklan. Apabila produk-produk yang diiklankan disuatu majalah mengalami kenaikan angka penjualan, berarti minat dan kepercayaan masyarakat terhadap majalah itu tinggi.
(e) Pengutipan artikel. Apabila suatu jurnal sudah memiliki jangkauan yang cukup luas dan dipercaya, maka berbagai artikel yang dimuatnya akan seringkali dikutip dan dimanfaatkan secara luas.
(f) Dampak Yang dimaksud dengan dampak di sini adalah hasil-hasil nyata dari usaha PR yang dilakukan melalui jurnal eksternal. Dampak yang positif biasanya berupa semakin baiknya pengetahuan, pemahaman, tingkah laku dari khalayak, meningkatnya kerja sama dari dealer, atau apa saja yang mungkin menjadi tujuan PR. Dampak itu sendiri bisa diketahui melalui survey pendapat, observasi atau melalui hasil-hasil fisik dan finansial.




Apakah staf kini lebih menghargai kebijakan pihak manajemen, apakah para politisi sekarang sudah lebih menyadari arti pentingnya masalah-masalah yang dihadapi organisasi; apakah para agen sekarang lebih memperhatikan konsumen sebagaimana yang diharapkan; apakah para teknisi sudah terdorong menyempurnakan produksinya; serta, apakah masyarakat sudah lebih menyukai jasa atau produk perusahaan? Jawaban atas serangkaian perusahaan ini merupakan tolok ukur yang cukup baik mengenai dampak-dampak yang dihasilkan oleh berbagai macam usaha PR yang telah dilancarkan sebelumnya.

BENTUK-BENTUK BARU JURNAL INTERNAL

21. Empat Bentuk Baru jurnal Internal

Selama beberapa tahun terakhir ini telah bermunculan beberapa bentuk jurnal internal yang baru yang memberi sejumlah dimensi baru terhadap hubungan antara pihak manajemen dan para karyawan perusahaan pada umumnya. Beberapa diantaranya adalah:
(a) Jurnal audio. Berita dapat direkam pada sebuah pita kaset yang bisa diputar ulang kapan saja oleh semua karyawan, baik dikantor, di tengah perjalanan, maupun di rumah.
(b) Jurnal video. Suatu peristiwa atau acara juga bisa direkam melalui kamera video. Keunggulan dari jurnal bentuk baru ini adalah lebih jelas dalam menggambarkan situasi sehingga apa yang hendak ditampilkan lebih mudah dipahami. Jurnal internal berupa video ini hampir sama dengan siaran berita TV. Pada setiap berlangsungnya suatu acara yang dinilai penting, perekaman dapat dilakukan agar bisa dipertontonkan kepada khalayak luas. Jurnal video juga bisa bisa dilihat di rumah melalui VDR domestik pada layar televisi.
(c) Video perusahaan. Ini merupakan perkembangan lebih jauh dari jurnal video berupa jaringan komunikasi televisi di perusahaan yang ditransmisikan melalui satelit sepanjang hari ke berbagai cabang dan unit perusahaan. Contoh perusahaan yang sudah memiliki jaringan televisi sendiri seperti ini adalah Ford Motor Company dari Amerika Seikat dan British Aerospace.
(d) Koran elektronik. Ini adalah suatu jaringan komunikasi melalui komputer, dimana komputer induk disambungkan dengan sejumlah besar komputer pribadi yang memiliki alat pencetak.

22. Editing Desk Top

Hal ini sudah diuraikan pada subbab 16, dan disini hanya ditekankan kembali sebagai salah satu bentuk kemajuan di bidang jurnal internal.











AUDIO-VISUAL: BEBERAPA PERTIMBANGAN UMUM

23. Audio-visual (Avs)

Ini merupakan salah satu kemajuan terpenting di dunia media yang harus diperhatikan oleh para praktisi PR. Tidak seperti pers, radio, dan televisi, perangkat audio-visual adalah suatu media dengan cakupan terbatas yang dimiliki dan dikendalikan sepenuhnya oleh pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang bersifat terbatas pula. Penerapan system ini memerlukan sejumlah lembaga pendukung seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset-kaset rekaman tersebut kepada siapa saja yang berkepentingan atau dinilai layak untuk menyimaknya. Para praktisi PR dapat memanfaatkan kaset itu untuk merekam dan mendokumentasikan berbagai peristiwa dan pesan PR. Jika dikemas dengan teliti dan menarik, kaset video yang berisi pesan-pesan PR itu bisa pula dipertontonkan di gedung-gedung bioskop atau dipancarkan secara luas melalui stasiun-stasiun televisi umum.

24. Pertimbangan Sebelum Membuat Audio Visual

Sebelum membuat audio-visual, kita perlu terlebih dahulu menentukan apa tujuannya, siapa khalayaknya, seberapa jauh jangkauannya, dan bagaimana caranya khalayak tersebut ditentukan. Sekarang, mari kita bahas keempat pertimbangan ini secar lebih mendalam.
(a) Tujuan. Audio-visual adalah salah satu alat untuk menjangkau khalayak tertentu dalam rangka mengkomunikasikan pesan khusus demi mencapai tujuan-tujuan tertentu. Apabila yang dibidik hanya khalayak terbatas, maka akan sia-sia dan menghabiskan biaya jika semua khalayak dibidik. Sebelum menentukan khalayak yang hendak dituju, tentu saja kita harus mengetahui apa tujuan yang hendak dicapai. Apakah kita hendak menciptakan citra baru, menjelaskan cara kerja atau penggunaan sesuatu, mengumumkan adanya kesempatan kerja, menjelaskan berbagai hal yang dilihat oleh para pengunjung, membahas dan menjelakan berbagai hal yang telah dicapai oleh perusahaan; menghimbau pentingnya kehati-hatian dalam bekerja, ataukah untuk membantu memperoleh order-order ekspor? Ingat, tujuan tersebut harus bersifat praktis, demi tertopangnya strategi PR secara keseluruhan. Kecermatan dan sikap hati-hati memang perlu ditekankan, mengingat pembuatan audio-visual itu cukup mahal. Suatu kekeliruan tidak hanya akan memboroskan dana tetapi juga menimbulkan `citra yang merugikan.`
(b) Khalayak. Apakah informasi yang disajikan melalui audio-visual dan gaya penyajiannya sudah cocok dengan khalayak yang hendak dituju? Pameran alat-alat memasak jelas memerlukan perlakuan yang berbeda dari penyelenggaraan pameran komponen bangunan untuk para arsitek. Apakah pernik-pernik teknis perlu diuraikan kepada khalayak yang non-teknis, atau sebaliknya, perlukah pernik-pernik itu disederhanakan? Bisakah uraiannya dibuat sesederhana mungkin tanpa mengurangi maknanya? Faktor lain dalam menentukan khalayak adalah dengan menyesuaikan ukuran peralatan audio-visual dengan banyaknya khalayak.




(c) Masa liputan. Jika media audio-visual hendak dipakai dalam waktu lama, maka selama berlangsungnya proses perekaman, hal-hal yang terikat dengan waktu harus dihindari. Misalnya saja, kita tengah merekam kehidupan sehari-hari di suatu organisasi, maka hal-hal seperti mode pakaian, bentuk kendaraan, dan berbagai hal lainnya yang identik dengan suatu kurun waktu tertentu hendaknya dijauhi.
(d) Pencarian khalayak. Haruskah mereka diundang secara khusus untuk menerima kaset audio-visual tersebut? Ataukah video itu dipamerkan saja di suatu ekshibisi atau ruang pamer, ditawarkan ke berbagai organisasi yang sekiranya berminat, disebarkan melalui bantuan Central Office of Information untuk mencakup khalayak luar negeri, ataukah langsung saja dipamerkan kepada khalayak luas-apakah prospek audip-visual mampu menutupi biayanya? Akankah video diputar di berbagai belahan dunia? Jika kemungkinan untuk menggunakan peralatan yang mampu menerima semua format dan system.
Film dapat ditransfer ke kaset video dan sebaliknya, sehingga baik fasilitas proyektor atau pemutar VCR dapat digunakan pada lokasi yang berbeda. Sebuah perusahaan internasional memiliki kebutuhan untuk memiliki semua versi yang dapat digunakan dimana saja.

BERBAGAI JENIS MEDIA AUDIO-VISUAL

25. Slide 35 mm

Jenis ini sangat dipopulerkan dan ideal untuk mengilustrasikan suatu diskusi dan presentasi. Slide bisa disajikan bersamaan dengan keterangan dari seorang prmbicara yang dengan mudah dapat menekan tombol pengendali jarak jauh untuk penayangan dari setiap lembaran transparasi. Keunggulan slide adalah mudah diubah-ubah tata urutannya atau diganti sebagian diantaranya. Kita bisa menyisipkan slide baru atau mengurangi jumlah slide yang ada sesuai dengan keperluan.

26. Proyeksi Slide Plus Rekaman Kaset

Sekarang ini kita sudah menemukan slide yang dilengkapi dengan suara di mana penyisipan suara pada lembaran-lembaran slide itu diusahakan sedemikian rupa sehingga senantiasa sinkron. Suara itu tidak hanya berupa ceramah atau uraian biasa saja tapi juga bisa berupa musik. Penayangan slide seperti ini dilakukan secara manual—dan diinterupsi oleh pembicara—maupun otomatis.

27. Slide dengan Proyektor Kembar

Meskipun tidak bergerak, slide ini nampak begitu hidup karena tidak ada jeda pada saat penggantian slide. Gambar proyeksi tersebut tercipta melalui dua buah proyektor yang saling berdampingan dan terfokus ke sebuah layar yang sama. Masing-masing proyektor memantulkan gambar yang sedemikian rupa yang jika terpadu akan membentuk suatu gambar yang nampak sangat hidup. Ukuran layarnya bisa diperkecil atau diperbesar sesuai dengan jumlah khalyak maupun ruangan yang dipakai. Satu-satunya masalah adalah sulitnya mencari perlatan proyeksi yang cocok karena tidak tersedia secara bebas, seperti VCR (Video Cassete Recorder). Namun demikian, gambar-gambar yang dipancarkan oleh proyektor ganda tersebut dapat direkam dan kemudian diputar ulang melalui VCR. Dengan demikian, indahnya media ini dapat dipadukan dengan keawetan video.

28. Powerpoint

Ini merupakan salah satu perkembangan terbatu—dan mungkin yang paling berguna—dalam presentasi desktop, yang diciptakan dan dipasarkan oleh Microsoft. Perangkat lunak ini memungkinkan para praktisi PR menciptakan materi-materi presentasi dengan mudah dan cepat melalui komputer, lalu menayangkannya baik ke komputer maupun ke layar lebar. Fungsinya mirip dengan penayangan lide atau lembaran-lembaran transparasi, namun lebih menarik dan lebih mudah dikontrol. Boleh dikatakan semua materi penunjang bisa disertakan, termasuk gambar-gambar, goresan tangan, grafik dan teks, baik yang berwarna maupu hitam putih. Semua materinya bisa diubah, dimodifikasi, direvisi, atau diedit dengan mudah kapan saja diperlukan. Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda menambah catatan, baik kepada si penyaji presentasi maupun khalayaknya. Semua materi itu mudah disimpan dalam disk komputer, dan siap digunakan kapan saja.

29. Tayangan Berlayar Majemuk

Inin merupakan suatu media yang menggunakan sejumlah proyektor yang kesemuanya terarah ke layar yang sama. Semua proyektor itu bisa menggabungkan kepingan-kepingan gambar sehingga membentuk satu gambar tunggal yang sangat besar pada layar. Setiap gambar bisa dipecah menjadi empat, delapan, atau enambelas, tergantung dari proyektor yang digunakan.
Karena jumlah proyektornya yang banyak dan layarnya yang khusus, media ini tidak mudah dibawa-bawa. Pada ekshibisi Thames Barrier terdapat suatu presentasi yang sangat canggih menggunakan proyeksi depan dan samping. Presentasi yang tak kalah spektakulernya diperlihatkan oleh bioskop Mary Rose di Portsmouth Dockyard. Pada film yang tengah ditayangkan, muncullah gambar-gambar slide yang indah dengan disertai komentar-komentar yang relevan.

30. Kaset Video

Daya rekam, kemampuan teknis dan kepraktisannya membuat kaset video semakin lama semakin diminati sebagai media PR. Manfaatnya semakin terasa untuk keperluan komunikasi internal seperti kegiatan pengenalan organisasi kepada para anggota baru atau pegawai baru. Namun, kaset video ini juga dapat digunakan di mana-mana, seperti di toko, di ruang pamer, di ruang hotel, atau bahkan pada gerai-gerai (stand) ekshibisi pameran yang hanya memungkinkan dipasangnya sebuah layar kecil. Di sektor-sektor industri, fungsi buku manual atau buku petunjuk pemakaian kini sudah digantikan oleh kaset-kaset video.
Penemuan video benar-benar merupakan terobosan yang sempat mengancam keberadaan film (meskipun film 35 mm dengan kualitas bagus yang ada di bioskop juga bisa ditayangkan melalui stasiun televisi). Melalui kaset video, kita dapat merekam dan mendokumentasikan acara apa saja yang kita sukai, baik yang berasal dari bioskop maupun dari televisi. Belakangan ini, teknik video bahkan sudah dipadukan dengan grafik-grafik komputer seperti Quantel paintbox.



Selain itu kaset video juga kerap digunakan pada resepsi pers untuk menjelaskan laporan dan pembukuan tahunan kepada para staf guna menjelaskan suatu rencana dan segenap alasannya (misalnya saja rencana perusahaan untuk memindahkan lodasi dari salah satu cabangnya).

31. Overhead Projector

Keunggulan utama alat Bantu visual adalah bisa dioperasikan pada situasi terang oleh seorang pembicara yang tengah menghadapi khalayak. Si pembicara setiap saat dapat menempatkan lembaran-lembaran yang berhubungan dengan grafik, statistik, atau informasi lain yang mudah dipresentasikan secara verbal. Selain itu, pembicara dapat menulis atau menggambar pada lembar transparasi kosong ketika ia berbicara, kemudian memantulkannya ke layar selama yang dibutuhkan. Tentu saja, untuk memperoleh hasil pantulan yang baik, kita harus membuat goresan atau gambar cukup jelas dan tebal pada lembaran transparasi. Apabila ruangan atau jumlah khalayaknya terlalu besar, pemakaian overhead projector bisa menggangu karena gambar-gambar
yang ditampilkan kurang begitu jelas bagi sebagian khalayak.
Kemajuan mesin fotokopi yang dapat memperbesar gambar dan kertas film khusus OHP turut membantu pemakaian overhead projector. Gambar-gambar atau tulisan yang kecil dapat diperbesar lebih dahulu sebelum ditampilkan. Melalui pembesaran layar, overhead projector ini dapat digunakan pada ruangan atau acara yang melibatkan khalayak yang besar.

32. Layar Eidophor

Versi raksasa dari sirkuit televisi terbatas atau CCTV sangat bermanfaat bila digunakan sebagai sebuah layar besar dan ia memiliki tiga manfaat utama yang sangat relevan bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan PR.
Pertama, memperluas, khalayak suatu acara mungkin sulit untuk diliput oleh media. Hal ini disebabkan oleh jauhnya jarak atau buruknya lokasi, atau dikarenakan peraturan yang ketat dari protocol kerajaan yamg membatasi jumlah media. Acara dan resepsi pers dapat terpisah ratusan mil. Selain acara yang tengah berlangsung dapat direkam, gambar yang terekam tersebut juga dapat dipancarkan melalui sebuah alat khusus atu BT Landline ke tempat dimana para jurnalis dapat berkumpul dengan baik dan nyaman. Kemudian gambar ditayangkan pada layar raksasa Eidophor.
Manfaat kedua adalah jika layar eidophor dan saluran CCTV ini kita pakai dalam suatu seminar. Dalam sebuah seminar yang amat penting, biasanya diikuti oleh banyak peserta sehingga ruangannya terpaksa diperluas dan kita sulit melihat tokh yang menjadi pembicara. Melalui alat ini kita dapat menyaksikan tokoh tadi secara jelas dan menikmati segala uraiannya dengan lebihbaik. Terutama berguna pada saat pembicara mendemonstrasikan suatu objek kecil yang mungkin sulit dilihat oleh peserta.
Manfaat ketiga akan kita temukan pada acara-acara pidato resmi yang penting yang diselenggarakan dalam suatu runagan yang sangat besar atau bahkan di tabah lapang. Dengan menggunakan BT Landlines, acara dapat ditayangkan pada layar eidophor di kota lain, bahkan negara lain. Layar eidophor juga dapat digunakan dalam studio televisi untuk menayangkan gambar besar dari materi program yang diterima di luar negeri melalui satelit, atau dari studio televisi lainnya.
Catatan: CCTV atau Closed Circuit Television adalah suatu rangkaian alat (terdiri dari kamera dan layar monitor) yang merekam suatu objek sekaligus menayangkannya dalam waktu yang sama. Siaran ini tidak ditujukan ke pihak luar.

BERBAGAI PENGGUNAAN MEDIA AUDIO-VISUAL

33. Sejumlah Manfaat Perangkat Audio-visual

Uraian di atas sudah menyinggung beberapa manfaat yang didapat oleh para praktisi PR dari penggunaan audio-visual. Uraian yang disajikan berikut ini hanya perinciannya.
(a) Untuk menghibur para tamu undangan. Dengan dukungan media audio-visual, kita dapat melakukan berbagai presentasi untuk para tamu undangan, baik dalam bioskop pribadi, bangunan kantor, ruangan hotel, atau balai sidang. Presentasi tersebut dapat disertai dengan bincang-bincang, demonstrasi, atau pameran.
(b) Perpustakaan. Kaset-kaset video berkualitas tinggi perlu ditempatkan di perpustakaan-perpustakaan khusus yang akan menangani katalog, mengatur pemeliharaannya, serta mengatur pemanfaatannya. Sekarang ini sudah banyak perpustakaan yang memiliki koleksi khusus berupa kumpulan kaset video antara lain berisi tentang penerbangan yang bisa digunakan dalam film-film fitur dan serial televisi.
(c) Katalog dan iklan. Perusahaan-perusahaan yang memuat kaset-kaset video secara teratur seperti ICI, BP, tau Shell juga melengkapinya dengan katalog dan sekaligus mengiklankannya (memakainya sebagai media yang memuat iklan).
(d) Resepsi pers. Konferensi pers akan lebih ramai dan semarak jika disertai dengan penayangan suatu video yang singkat dan relevan.
(e) Ekshibisi. Berbagai jenis audio-visual merupakan daya tarik tersendiri bagi suatu stand atau gerai pameran, apalagi jika hal-hal lain yang dipamerkan bersifat statis. Gambar bergerak yang ditampilkan oleh video itu dapat menghidupkan suasana pameran.
(f) Komunikasi antar-pegawai. Media audio-visual merupakan suatu alat komunikasi yang akrab dan atraktif. Dengan kaset video, sebuah perusahaan dapat merekam segala aktifitas di cabang-cabang perusahaannya yang sangat jauh dari markas besar, bahkan di luar negeri. Proses komunikasi dengan kru pesawat atau awak kapal juga dapat dilakukan dengan cara seperti ini.
(g) Khalayak di pedesaan. Jika khalayak yang dituju tinggal di pedesaan atau tersebar di daerah-daerah pelosok lainnya, maka komunikasi dapat dijalin dengan cara mengirimkan media audio-visual kepada mereka. Para petani dapat dikirimkan kaset video yang berisi tentang teknik-teknik pertanian baru. Sekarang ini sudah ada beberapa perusahaan yang mengkhususkan diri pada pemutaran video keliling di daerah-daerah pelosok.

Di negara-negara berkembang di mana 80 persen penduduknya tinggal di pedesaan dan masih banyak di antaranya yang buta huruf, pemutaran film-film keliling seperti ini merupakan suatu bentuk komunikasi yang penting sekaligus menarik. Meskipun kadang-kadang disepelekan, kehadiran pertunjukan film keliling atau `layar tancap` ini sangat dinanti-nantikan, apalagi oleh mereka yang tinggal di daerah terpencil. Film-film yang diputar tidak hanya yang bersifat hiburan, tapi juga yang bersifat mendidik atau informatif. Tentu saja, bobot film tersebut harus disesuaikan dengan tingkat pendidikan dari masyarakat setempat
Agar dapat menyampaikan pesan secara efektif, suatu film yang diputar harus selalu disesuaikan dengan kondisi dasar khalayaknya. Khusus untuk film-film yang bersifat mendidik atau informatif, durasi waktu yang ideal adalah sekitar 10 menit.
(h) Kantor pusat informasi dan departemen penerangan pemerintah. Sebagian besar lembaga penerangan milik pemerintah menyajikan distribusi video secara internasional. Sebagian besar diantaranya merupakan film-film dokumenter atau film resmi yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan milik pemerintah. Pusat penerangan pemerintah Inggris, British Central Office of Information, memiliki departemen yang khusus menangani produksi dan distribusi video. Kaset-kaset video itu disebarluaskan ke perusahaan televisi di luar negeri dan sebagai pinjaman ke berbagai negara melalui kedutaan dan konsulat Inggris. Untuk tujuan ini, diperlukan izin penggandaan khusus dari luar negeri.

MEDIA-MEDIA LAINNYA

34. Literatur Edukasional

Berbeda dari literature penjualan, literatur edukasional adalah semua bahan cetakan yang dibuat untuk menjelaskan atau mendorong digunakannya suatu produk atau jasa pelayanan, atau berbagai manfaat dan nilai dari produk tadi.
Yang termasuk dalam kategori ini adalah lembaran resep dan buku masakan yang khusus diterbitkan menyertai sebuah produk. Produk pestisida biasanya juga disertai dengan petunjuk-petunjuk cara merawat kebun serta tanaman, dan ada juga beberapa produk tertentu (buku agenda) yang disertai dengan sisipan peta.

35. Kata-kata Lisan

Penyampaian suatu uraian atau penjelasan secara lisan, mungkin juga dengan didukung oleh peralatan audio-visual, merupakan salah satu kegiatan PR yang penting. Beberapa organisasi bahkan telah mempekerjakan para pembicara secara permanen dan diserahi tugas khusus untuk menyampaikan penjelasan mengenai organisasinya di berbagai klub dan perkumpulan masyarakat. Tapi akan lebih baik jika pembicara tersebut merupakan salah seorang pegawai atau orang dalam organisasi yang benar-benar mengetahui seluk-beluk hal yang ia bicarakan.

36. Seminar dan Konferensi

Guna menunjang penggunaan berbagai macam media yang telah diuraikan di atas (misalnya audio-visual atau uraian lisan), ada baiknya jika suatu perusahaan menyelenggarakan suatu pertemuan khusus di mana khalayak diundang sebagai tamu. Wujudnya sendiri bermacam-macam, mulai dari resepsi di hotel-hotel hingga ke acara kumpul-kumpul di balai sidang. Tujuan dari peristiwa PR seperti ini adalah menyampaikan presentasi ke orang-orang tertentu. Sebaiknya cara ini dibuat sesantai mungkin tanpa embel-embel pesan penjualan atau pameran dagang. Di sini tujuannya lebih bersifat edukasional, misalnya perusahaan Retonkil dari Inggris pernah menyelenggarakan satu rangkaian konferensi satu hari di berbagai kota di Inggris untuk menjelaskan berbagai perkembangan teknik pemberantasan hama secara aman tanpa mengancam kesehatan manusia. Sejumlah perusahaan farmasi juga telah mengadakan seminar khusus untuk menjelaskan obat-obatan terbaru buatannya kepada para dokter.

37. Pameran Khusus (Private Exhibitions)

Pameran khusus yang bertujuan menjelaskan mengenai produk atau seluk-beluk organisasi ini dapat dilaksanakan secara berkala atau bisa juga secara permanen (terus menerus). Pameran ini bisa pula berkeliling ke berbagai tempat dengan menggunakan karavan, bus, ketera, pesawat terbang, atau kapal. Pameran ini bisa juga diselenggarakan secara berpindah-pindah dari satu kota ke kota lain, dari satu toko ke toko lain, dari satu perpustakaan ke perpustakaan lain, dan sebagainya. Agar tujuan tercapai, para petugas PR harus berusaha untuk mendatangkan khalayak.